مرحله 1: صندوق ورودی خود را سازماندهی کنید

یکی از اولین گام ها در بهینه سازی Gmail، سازماندهی صندوق ورودی است. می‌توانید برچسب‌ها یا پوشه‌هایی ایجاد کنید تا ایمیل‌های خود را بر اساس معیارهای مختلف از جمله کاری، شخصی یا پروژه‌های خاص دسته‌بندی کنید. این به شما کمک می کند صندوق ورودی خود را بدون شلوغی نگه دارید و مکان یابی ایمیل های مهم را آسان تر می کند.

مرحله ۲: استفاده از فیلترها

Gmail به شما امکان می‌دهد فیلترهایی را برای مرتب‌سازی خودکار ایمیل‌های دریافتی بر اساس معیارهای خاص تنظیم کنید. می‌توانید ایمیل ها را بر اساس فرستنده، موضوع، کلمات کلیدی یا سایر پارامترها فیلتر کنید. این به هدایت ایمیل ها به برچسب ها یا پوشه های مناسب کمک می کند و در وقت و تلاش شما صرفه جویی می کند.

مرحله 3: از میانبرهای صفحه کلید استفاده کنید

میانبرهای صفحه کلید میتوانند به میزان قابل توجهی وظایف مدیریت ایمیل شما را افزایش دهند. Gmail طیف گسترده ای از میانبرهای صفحه کلید را ارائه می دهد که به شما امکان می دهد بدون استفاده از ماوس اقدامات مختلفی را انجام دهید. یادگیری و استفاده از این میانبرها می‌تواند بهره وری شما را تا حد زیادی افزایش دهد.

مرحله 4: فعال کردن صندوق ورودی اولویتی

صندوق ورودی اولویتی یک ویژگی در Gmail است که به طور خودکار ایمیل های مهم را شناسایی کرده و آنها را از ایمیل های معمولی جدا می کند. از الگوریتم های پیشرفته برای تجزیه و تحلیل الگوهای ایمیل شما و اولویت بندی پیام ها بر این اساس استفاده می کند. فعال کردن این ویژگی تضمین می کند که هرگز ایمیل های مهم را در میان شلوغی از دست ندهید.

مرحله 5: سفارشی کردن برگه‌های صندوق ورودی

Gmail برگه‌های مختلفی مانند اصلی، اجتماعی، تبلیغات، به‌روزرسانی‌ها و انجمن‌ها را برای دسته‌بندی خودکار ایمیل‌های دریافتی ارائه می‌کند. شما می‌توانید این برگه ها را بر اساس اولویت ها و اولویت های خود سفارشی کنید. این به سازماندهی بهتر صندوق ورودی شما کمک می کند و حواس پرتی را کاهش می دهد.

مرحله 6: تنظیم امضاهای ایمیل

ایجاد امضاهای ایمیل شخصی‌شده نه‌تنها حسی حرفه‌ای می‌افزاید، بلکه در زمان نوشتن ایمیل‌ها نیز صرفه‌جویی می‌کند. می‌توانید اطلاعات تماس، عنوان شغلی، پیوندهای رسانه های اجتماعی یا هر جزئیات مرتبط دیگری را در امضای ایمیل خود قرار دهید. Gmail به شما امکان می دهد چندین امضا را برای اهداف مختلف تنظیم کنید.

مرحله 7: فعال کردن واگرد ارسال

آیا تا به حال از ارسال سریع ایمیل پشیمان شده اید؟ ویژگی Undo Send جیمیل به کمک شما می آید. این به شما امکان می دهد پس از کلیک بر روی دکمه ارسال، ایمیل ارسالی را در یک بازه زمانی خاص (حداکثر 30 ثانیه) به یاد بیاورید. فعال کردن این ویژگی به شما فرصتی دوباره می دهد تا ایمیل های خود را قبل از تحویل بررسی و ویرایش کنید.

مرحله 8: استفاده از گوگل Chat و Meet Gmail

با گوگل Chat و گوگل Meet ادغام می شود و ارتباط و همکاری یکپارچه را امکان پذیر می کند. می‌توانید با استفاده از گوگل Chat مستقیماً از صندوق ورودی خود با همکاران یا مشتریان چت کنید. علاوه بر این، می‌توانید با استفاده از گوگل Meet بدون خروج از رابط کاربری Gmail، جلسات ویدیویی را برنامه‌ریزی کنید و به آن بپیوندید.

مرحله 9: مدیریت اعلان‌های ایمیل

برای جلوگیری از غرق شدن در اعلان‌های ایمیلی مداوم، مدیریت موثر آنها ضروری است. Gmail به شما این امکان را می دهد که تنظیمات اعلان را بر اساس تنظیمات برگزیده خود سفارشی کنید. می‌توانید انتخاب کنید که فقط برای ایمیل‌های مهم اعلان‌ها را دریافت کنید یا در ساعات خاصی آن‌ها را به طور کلی غیرفعال کنید.

مرحله 10: کاوش در آزمایشگاه‌ها و افزونه‌ها

Gmail Labs ویژگی‌های آزمایشی را ارائه می‌کند که به کاربران امکان می‌دهد تجربه Gmail خود را بیشتر ارتقا دهند. می‌توانید ویژگی‌های مختلف Labs مانند پاسخ‌های آماده، صندوق‌های ورودی متعدد، یا صفحه پیش‌نمایش را برای سفارشی‌سازی و بهینه‌سازی Gmail بر اساس نیازهای خود فعال کنید. علاوه بر این، افزونه‌های متعددی در بازار G Suite موجود است که قابلیت‌های اضافی و گزینه‌های یکپارچه‌سازی را ارائه می‌کنند.

با دنبال کردن این 10 مرحله، می‌توانید تجربه جیمیل خود را بهینه کنید و مدیریت ایمیل را کارآمدتر و سازنده تر کنید.